Retainer-Preis Erhöhen als Freiberufler: So geht's

Du hast einen Retainer-Kunden, der dich regelmäßig bucht — aber dein Stundensatz von vor zwei Jahren spiegelt nicht mehr wider, was du heute wert bist. Retainer-Preise erhöhen als Freiberufler ist unangenehm, aber notwendig. In diesem Leitfaden erfährst du, wann und wie du mehr verlangst, ohne die Beziehung zu gefährden.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Preiserhöhung?

Nicht jede Situation rechtfertigt eine Erhöhung. Diese Punkte sprechen eindeutig dafür:

Du verdienst real weniger als früher. Inflation nagt jedes Jahr an deiner Kaufkraft. Bei einer jährlichen Inflationsrate von 2-3 % verlierst du nach fünf Jahren rund 15 % deiner realen Vergütung — ohne eine einzige Preisanpassung.

Dein Marktwert ist gestiegen. Du hast neue Fähigkeiten, Zertifikate oder Erfahrungen gesammelt. Deine Arbeit hat nachweisbar mehr Wert als zum Zeitpunkt des Retainer-Abschlusses.

Dein Stundensatz liegt unter dem Markt. Wenn du dir eine aktuelle Stundensatz-Übersicht für Freiberufler anschaust und feststellst, dass du 20 % unter dem Branchendurchschnitt liegst, ist das ein klares Signal.

Der Scope hat sich verändert. Was ursprünglich als leichte Unterstützung geplant war, ist inzwischen ein umfangreiches Engagement geworden — zu alten Konditionen.

Du hast mindestens 12 Monate keine Erhöhung erhalten. Einmal jährlich ist nicht aggressiv, sondern professionell. Die meisten Unternehmen rechnen damit.

Wie viel Erhöhung ist realistisch?

Richtwerte für Preisanpassungen im deutschen Markt:

• Inflationsausgleich: 3–5 % jährlich — wird von Unternehmenskunden meist ohne große Diskussion akzeptiert
• Wertgewinn durch Erfahrung: 10–20 % — gerechtfertigt, wenn du nachweislich mehr leistest oder deine Expertise deutlich gewachsen ist
• Marktan­passung nach Unterbewertung: bis 30 % — nur einmalig, wenn du stark unter Markt lagst. Besser in zwei Schritten umsetzen.

Orientiere dich nicht nur an Prozentsätzen, sondern am Stundenpreis. Wenn du bisher €65/Stunde im Retainer berechnet hast und der Markt bei €85/Stunde liegt, ist eine Anpassung auf €75/Stunde ein guter erster Schritt.

Tracke deine geleisteten Stunden sauber mit Toggle Time Tracker — denn eine Erhöhung lässt sich besser begründen, wenn du dem Kunden zeigen kannst, was du tatsächlich leistest. Ein exportierter Monatsbericht ist kein Druckmittel, sondern Transparenz.

Das Gespräch führen: Formulierungen und Timing

Timing: Kündige die Erhöhung mindestens 4–6 Wochen vor dem geplanten Datum an. Überraschungen verärgern Kunden. Beim nächsten regulären Gespräch oder per E-Mail ist der richtige Rahmen.

Formulierung (E-Mail-Vorlage):

Ich freue mich über unsere bisherige Zusammenarbeit und bin gespannt, was wir im nächsten Jahr gemeinsam erreichen können.

Wie üblich passe ich meine Konditionen einmal jährlich an. Ab dem [Datum] berechne ich für unsere Zusammenarbeit [neuer Stundensatz] €/Stunde, entspricht einem monatlichen Retainer von [neuer Betrag] €. Das entspricht einer Anpassung von X %.

Ich freue mich auf deine Rückmeldung.

Drei Punkte, die diese Formulierung stark machen:

• Sie kündigt keine Verhandlung an, sondern eine Anpassung
• Sie begründet nicht ausführlich — das signalisiert Selbstbewusstsein
• Sie setzt ein klares Datum

Wenn du eine wertbasierte Preisgestaltung praktizierst, kannst du die Erhöhung auch an einen konkreten Nutzen knüpfen: „Im vergangenen Jahr haben wir gemeinsam X erreicht. Das ist der Grund, warum ich meinen Wert entsprechend anpasse."

Was tun, wenn der Kunde ablehnt?

Ablehnung ist möglich. Hier sind drei Szenarien:

Szenario 1: Der Kunde bittet um Aufschub. Akzeptabel, wenn du einen klaren Zeitplan bekommst: „In 3 Monaten, zum 1. Juli." Lass dich nicht auf ein unverbindliches „Irgendwann" ein.

Szenario 2: Der Kunde möchte verhandeln. Entscheide, wie weit du bereit bist zu gehen. Unter deinem Zielwert zu bleiben bedeutet, du verlierst. Biete stattdessen an: gleicher Preis, aber reduzierter Scope — oder gleicher Scope, aber dein Preis.

Szenario 3: Der Kunde lehnt kategorisch ab. Dann wird es eine Abwägung: Ist dieser Retainer trotz unveränderter Konditionen besser als keine Alternative? Wenn nicht, ist der Zeitpunkt für eine Kündigung — wie im Artikel über das Retainer-Kündigen als Freiberufler beschrieben.

Wenn du grundsätzlich Schwierigkeiten hast, Preise zu erhöhen, lies auch unsere Tipps zum Stundensatz erhöhen als Freiberufler — die Prinzipien gelten genauso für Retainer.

Preisanpassungsklausel im Vertrag

Die eleganteste Lösung: eine automatische Anpassungsklausel direkt im Retainer-Vertrag. Dann gibt es keine Verhandlung, sondern nur eine Ankündigung.

Beispielformulierung für deinen Vertrag:

Der Auftragnehmer ist berechtigt, seine Vergütung einmal jährlich anzupassen. Die Anpassung wird dem Auftraggeber mindestens 8 Wochen im Voraus schriftlich mitgeteilt. Sie orientiert sich am Verbraucherpreisindex (VPI) oder an der Marktentwicklung der Branche, maximal jedoch 15 % pro Jahr.

Mit einer solchen Klausel übernimmst du die Kontrolle. Und wenn der nächste Retainer ausgehandelt wird, weißt du: Diese Klausel kommt rein. Zeiterfassung bleibt deine beste Grundlage — sie beweist, was du wirklich leistest.

Toggle Time Tracker herunterladen und deine Retainer-Stunden transparent nachverfolgen — der Beweis deines Wertes.