Oninbare BTW Terugvragen als ZZP'er: Zo Doe Je Dat

Je hebt een factuur verstuurd, BTW afgedragen, maar de klant betaalt niet. Dan heb je een dubbel probleem: je mist de betaling én je hebt al BTW betaald aan de Belastingdienst. Gelukkig kun je die oninbare BTW terugvragen. Hier lees je hoe.

Waarom Is Dit Belangrijk?

Als ZZP'er met het factuurstelsel (de standaard) betaal je BTW op het moment dat je de factuur verstuurt — niet wanneer de klant betaalt. Als de klant nooit betaalt, heb je dus BTW betaald over geld dat je nooit hebt ontvangen.

De Belastingdienst erkent dit probleem en biedt de mogelijkheid om BTW terug te vragen over oninbare vorderingen.

Wanneer Is een Vordering Oninbaar?

Een vordering is oninbaar als:

• De klant failliet is verklaard
• De klant insolvabel is (aantoonbaar geen verhaal)
• Het al meer dan 1 jaar geleden is dat de factuur vervallen is en je alles hebt geprobeerd om te incasseren

De vuistregel is: na 1 jaar sturen, aanmanen, eventueel een incassobureau inschakelen — als het dan nog niet lukt, kun je de BTW terugvragen.

Kasstelsel vs Factuurstelsel

De manier van terugvragen hangt af van je BTW-stelsel:

Factuurstelsel (standaard): je betaalt BTW bij verzending van de factuur. Als de factuur oninbaar blijkt, vraag je de eerder betaalde BTW terug via een negatieve correctie in de BTW-aangifte.

Kasstelsel: je betaalt BTW pas bij ontvangst van de betaling. Als de klant nooit betaalt, heb je ook nooit BTW betaald — dus hier is niets terug te vragen. Het kasstelsel moet je wel apart aanvragen bij de Belastingdienst en vereist meer administratie.

Stap voor Stap: Oninbare BTW Terugvragen

Stap 1: Wacht tot de vordering oninbaar is

De BTW kan pas teruggevraagd worden als de vordering oninbaar is. Bij een faillissement is dat direct duidelijk. In andere gevallen: wacht minimaal 1 jaar na de vervaldatum van de factuur.

Stap 2: Verzamel bewijs

Je moet kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan om de betaling te innen:

• Kopie van de originele factuur
• Aanmaningen en herinneringen (met datering)
• Correspondentie met de klant
• Eventueel: bewijs van faillissement (DGA-melding of publicatie)
• Bewijs van incassobureau als je dat hebt ingeschakeld

Stap 3: Verwerk de correctie in je BTW-aangifte

In de BTW-aangifte op het Belastingdienst-portaal voer je de oninbare BTW in als een negatief bedrag bij "Verschuldigde belasting" (rubriek 1). Dit verlaagt je af te dragen BTW in dat kwartaal.

Voorbeeld:

• Originele factuur: €1.000 + 21% BTW = €1.210
• Af te dragen BTW was: €210
• Na vaststelling oninbaarheid: voer -€210 in als correctie
• Je betaalt €210 minder BTW in dat kwartaal (of ontvangt teruggave)

Stap 4: Bewaar documentatie

Bewaar alle documentatie die aantoont dat de vordering oninbaar is. Dit valt onder de bewaarplicht van 7 jaar. Als de Belastingdienst vragen stelt over de teruggevraagde BTW, moet je het bewijs kunnen overleggen.

Wat Als de Klant Alsnog Betaalt?

Als de klant later alsnog betaalt — nadat je de BTW al hebt teruggevraagd — dan moet je de BTW opnieuw afdragen in de eerstvolgende BTW-aangifte. Je geeft dit op als "verschuldigde belasting" over de inmiddels toch ontvangen betaling.

Uren als Bewijs bij Geschillen

Soms wil een klant niet betalen omdat er een meningsverschil is over het geleverde werk of de gefactureerde uren. In dat geval is je urenadministratie essentieel.

Met Toggle Time Tracker houd je per project en taak precies bij wanneer je hebt gewerkt. Als een klant beweert dat je minder uren hebt gewerkt dan gefactureerd, kun je een gedetailleerd tijdrapport exporteren als bewijs.

Samenvatting

| Situatie | Actie | |---|---| | Klant failliet | Direct BTW terugvragen | | Klant betaalt niet | Aanmanen, incasso, na 1 jaar terugvragen | | Klant betaalt alsnog | BTW opnieuw afdragen | | Kasstelsel | Geen actie nodig (BTW pas bij betaling) |

Lees ook: BTW aangifte als ZZP'er voor de basis van je kwartaalaangiften.