Factuur Voorbeeld voor ZZP'ers: Template en Verplichte Gegevens

Je hebt een opdracht afgerond, de klant is tevreden — en nu moet je factureren. Maar wat moet er precies op een factuur staan? Welk BTW-tarief gebruik je? En hoe zet je bijgehouden uren om naar een correcte factuurregel? In dit artikel krijg je een visueel factuur voorbeeld, een overzicht van alle verplichte gegevens én praktische tips om fouten te voorkomen.

De 15 Verplichte Vermeldingen op een Nederlandse Factuur

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Als ZZP'er met een BTW-nummer (vrijwel altijd het geval) moet je je aan deze lijst houden. Een factuur die essentiële gegevens mist, kan door je klant worden geweigerd — en levert problemen op bij een BTW-controle.

Verplichte vermeldingen:

Naam en adres van je eigen bedrijf
KvK-nummer van je onderneming
BTW-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
Naam en adres van de klant (bij zakelijke klanten volledig bedrijfsadres)
Factuurnummer — uniek, doorlopend genummerd
Factuurdatum — de datum waarop je de factuur uitschrijft
Omschrijving van de geleverde dienst of het product — duidelijk en specifiek
Hoeveelheid of omvang van de geleverde prestatie (aantal uren, stuks, etc.)
Prijs per eenheid exclusief BTW
Korting — indien van toepassing, per post vermelden
Belastbaar bedrag exclusief BTW per BTW-tarief
Het toepasselijke BTW-tarief (0%, 9% of 21%)
Het BTW-bedrag in euro's
Totaalbedrag inclusief BTW
Betaalinformatie — IBAN, betalingstermijn en referentie

Voor EU-klanten gelden aanvullende eisen. Wil je meer weten over wanneer je BTW doorberekent en hoe je aangifte doet? Lees dan de volledige gids over BTW aangifte als ZZP'er.

Visueel Factuur Voorbeeld met Annotaties

Hieronder zie je hoe een correcte ZZP-factuur eruitziet. Dit voorbeeld is gebaseerd op een uurtarief van €100 met 21% BTW.

Factuur voorbeeld — structuur op één oogopslag

AAN: Klant BV · Hoofdstraat 1 · Amsterdam Datum: 20-03-2026 Vervalt: 19-04-2026

Strategisch advies — april 2026 20 × €100 € 2.000,00

Workshop contentstrategie 4 × €100 € 400,00

Subtotaal excl. BTW: € 2.400,00 BTW 21%: € 504,00

BTW-id: NL123456789B01 · IBAN: NL02 ABNA 0123 4567 89 · Betalingstermijn: 30 dagen

Verplicht aanwezig:

Uren Omzetten naar een Factuurregel

Als je op uurbasis werkt, is de factuurregel eenvoudig opgebouwd:

Aantal uren × uurtarief = bedrag exclusief BTW

In de praktijk ziet dat er zo uit:

| Project | Uren | Uurtarief | Bedrag excl. BTW | |---|---|---|---| | Websiteontwerp fase 1 | 16 uur | € 95,00 | € 1.520,00 | | SEO-review en rapportage | 6 uur | € 95,00 | € 570,00 | | Overleg en afstemming | 3 uur | € 95,00 | € 285,00 | | Subtotaal | 25 uur | | € 2.375,00 | | BTW 21% | | | € 498,75 | | Totaal | | | € 2.873,75 |

Het bijhouden van je uren per project is de basis van een correcte factuur. Met Toggle Time Tracker registreer je je uren per klant en project terwijl je werkt — inclusief taakomschrijving. Aan het einde van een opdracht exporteer je het overzicht en zet je elke tijdregistratie rechtstreeks om naar een factuurregel. Geen schattingen achteraf, geen discussie met de klant over hoeveel uren iets heeft gekost.

Wil je weten hoe je declarabele en niet-declarabele uren van elkaar scheidt? Lees de gids over declarabele uren bijhouden.

BTW-Tarieven: 0%, 9% of 21%?

Welk BTW-tarief je toepast, hangt af van het soort dienst of product. Als ZZP'er in de dienstverlening geldt in de meeste gevallen het standaardtarief van 21%.

| Tarief | Wanneer van toepassing | |---|---| | 21% | Standaard voor de meeste diensten en producten | | 9% | Voedsel, boeken, medicijnen, reparaties, kappers | | 0% | Internationale levering, export buiten EU, intracommunautaire leveringen aan BTW-plichtige EU-klanten |

Freelancers en BTW-vrijstelling: als je jaarlijks minder dan €20.000 omzet draait, kun je de Kleineondernemersregeling (KOR) aanvragen. Je brengt dan geen BTW in rekening, maar je kunt ook geen BTW terugvorderen op kosten. Je vermeldt op je factuur: "BTW vrijgesteld op grond van de Kleineondernemersregeling (art. 25, lid 3 OB)".

Meer over BTW-aangifte en wanneer je welk tarief toepast, lees je in de uitgebreide gids over BTW aangifte als ZZP'er.

Factuurnummer: Doorlopende Nummering Verplicht

De Belastingdienst vereist een uniek, doorlopend factuurnummer. Dat betekent: geen gaten in de reeks, geen dubbele nummers. De opbouw mag je zelf bepalen — veelgebruikte formats zijn:

2026-001, 2026-002, ... (jaar + volgnummer)
F-2026-001 (prefix + jaar + volgnummer)
20260001 (jaarmaand + volgnummer)

Kies een systeem en houd je er consequent aan. Als je facturen annuleert, stuur dan een creditfactuur in plaats van het nummer te hergebruiken. Sla álle facturen — ook gecrediteerde — minimaal 7 jaar op voor de Belastingdienst.

Betalingstermijn op de Factuur

De standaard wettelijke betalingstermijn is 30 kalenderdagen. Vermeld dit altijd expliciet op je factuur, inclusief de concrete vervaldatum:

Betalingstermijn: 30 dagen. Gelieve te voldoen voor 19 april 2026.

Je mag een kortere termijn hanteren — 14 dagen is bij veel ZZP'ers standaard en werkt aantoonbaar beter dan 30 dagen. Spreek betalingstermijnen ook altijd vooraf af in je offerte of opdrachtbevestiging. Wil je meer weten over je rechten bij te late betaling en hoe de wet je beschermt? Lees de gids over factuur maken als ZZP'er.

Veelgemaakte Fouten op Facturen

Veelgemaakte fouten op ZZP-facturen

Controleer elke factuur vóór verzending op deze zes punten.

Factuur Sjabloon: Wat Gebruik Je het Beste?

Er zijn drie praktische opties voor het aanmaken van je facturen:

1. Word of Excel sjabloon Gratis, eenvoudig te starten. Nadelen: je bent zelf verantwoordelijk voor correcte nummering, BTW-berekeningen en de administratie. Geschikt als je weinig facturen per maand verstuurt.

2. Boekhoudpakket Programma's zoals Moneybird, Exact Online of SnelStart genereren automatisch factuurnummers, berekenen BTW en houden je debiteurenadministratie bij. Kosten liggen tussen de €10 en €30 per maand. Aanbevolen zodra je meer dan 5 facturen per maand verstuurt of meerdere klanten hebt.

3. Combinatie: tijdregistratie + facturatie De meest efficiënte aanpak: je registreert uren per project in Toggle Time Tracker, en gebruikt die data direct om je factuurregels in te vullen. Zo mis je nooit gefactureerde uren en werk je altijd met exacte cijfers. Download Toggle Time Tracker en houd je uren bij terwijl je werkt.

Voor een compleet stappenplan voor het opstellen van je eerste factuur als ZZP'er — inclusief checklist — lees je de uitgebreide gids over factuur maken als ZZP'er.

Samenvatting: Factuur Voorbeeld Checklist

Controleer elke factuur voordat je hem verstuurt op deze punten:

[ ] Jouw naam, adres en KvK-nummer staan vermeld
[ ] BTW-identificatienummer is correct (NL…B01)
[ ] Naam en volledig adres van de klant
[ ] Uniek, doorlopend factuurnummer
[ ] Factuurdatum en vervaldatum
[ ] Duidelijke omschrijving per dienst/project
[ ] Aantal uren × uurtarief per regel
[ ] Subtotaal exclusief BTW
[ ] BTW-tarief (0%, 9% of 21%) en BTW-bedrag in €
[ ] Totaalbedrag inclusief BTW
[ ] IBAN en betaalinstructies

Een correcte factuur is de basis van een gezonde cashflow als ZZP'er. Registreer je uren nauwkeurig met Toggle Time Tracker en download de app om elke bijgehouden minuut feilloos om te zetten naar een factuurregel.