Declarabele vs Niet-Declarabele Uren: Wat Telt voor het Urencriterium?
Als zzp'er heb je twee soorten werkuren: uren die je bij klanten in rekening brengt en uren die je niet factureert. Het verschil tussen declarabele vs niet-declarabele uren lijkt misschien een boekhoudkundige kwestie, maar het raakt direct aan je recht op de zelfstandigenaftrek, de juistheid van je facturatie en de hoogte van je uurtarief. In dit artikel leg ik uit hoe beide soorten uren werken, wat er wél en niet meetelt voor het urencriterium, en hoe je dit in de praktijk bijhoudt.
Wat Zijn Declarabele en Niet-Declarabele Uren?
Declarabele uren zijn uren die je direct bij een klant in rekening brengt. De centrale vraag is: zou dit werk niet bestaan zonder deze specifieke klant? Als het antwoord ja is, zijn de uren declarabel. Voorbeelden:
- Uitvoering van projectwerk (ontwerp, ontwikkeling, schrijven, adviseren)
- Klantgesprekken en presentaties
- Projectspecifiek onderzoek
- Revisies binnen de afgesproken scope
- Directe communicatie over een lopend project
Niet-declarabele uren zijn al het andere werk dat je doet om je bedrijf draaiende te houden, maar dat je niet doorbelast aan klanten:
- Administratie: facturatie, boekhouding, belastingaangifte
- Acquisitie: prospects benaderen, offertes schrijven, salesgesprekken
- Marketing: portfolio bijhouden, social media, nieuwsbrieven
- Zakelijke opleidingen en cursussen
- Vergaderingen over bedrijfsstrategie
- Zakelijke reistijd
Het grote misverstand bij veel freelancers: ze registreren alleen hun declarabele uren. Dat is een kostbare vergissing.
Welke Uren Tellen Mee voor het Urencriterium?
Hier zit de clou die veel zzp'ers missen: zowel declarabele als niet-declarabele uren tellen mee voor het urencriterium van 1225 uur — mits het zakelijke uren zijn.
Niet-declarabele uren die WEL meetellen:
- Administratie (facturatie, boekhouding, belastingaangifte)
- Acquisitie (offertes schrijven, salesgesprekken, netwerken)
- Zakelijke reistijd (voor klantbezoeken of zakelijke afspraken)
- Zakelijke opleidingen en cursussen
- Bedrijfsgerelateerde vergaderingen
- Marketing en PR voor je eigen onderneming
Uren die NIET meetellen:
- Vakantie
- Ziekte
- Privéactiviteiten
- Hobby's die geen verband houden met je werk
Dit betekent dat wie alleen declarabele uren bijhoudt, mogelijk honderden uren misloopt die naar het urencriterium hadden kunnen tellen. Registreer alles.
De Typische 60/40 Verdeling bij ZZP'ers
In de praktijk is de meest gebruikelijke verdeling voor freelancers:
- 60–70% declarabele uren — direct klantwerk
- 25–30% niet-declarabele uren die meetellen — administratie, acquisitie, opleiding, reistijd
- 5–10% uren die niet meetellen — vakantie, ziekte, privé
Dit betekent dat van een werkweek van 40 uur slechts 24 tot 28 uur declarabel zijn. De rest is ook echt werk — het is alleen niet gefactureerd.
Weet je hoe je verdeling eruitziet? Als je alleen declarabele uren bijhoudt, ontbreekt je die informatie volledig. En zonder die informatie is het onmogelijk om een eerlijk uurtarief te berekenen of te weten of je aan het urencriterium voldoet.
Impact op Je Inkomen en Uurtarief
De verhouding tussen declarabele en niet-declarabele uren heeft directe gevolgen voor je inkomen. Hier is een concreet voorbeeld:
Stel je werkt 40 uur per week en je uurtarief is €75. Als je aanneemt dat alle 40 uur declarabel zijn, verwacht je €3.000 per week te verdienen. Maar in de werkelijkheid is slechts 65 procent van je tijd declarabel: dat zijn 26 uren per week × €75 = €1.950 per week — geen €3.000.
Dat verschil van €1.050 per week is niet verdwenen. Het gaat op aan acquisitie, administratie, opleiding en overige zakelijke taken. Als je dit niet meeneemt in je uurtarief, subsidieer je in feite je eigen overhead.
De oplossing is simpel: bereken je tarief op basis van je werkelijke declarabele uren, niet op basis van je totale werkweek. Wil je €3.000 per week verdienen en werk je 40 uur waarvan 65 procent declarabel (= 26 uur), dan heb je een uurtarief van €115 per uur nodig — niet €75.
Hoe Registreer Je Beide Soorten Uren?
De sleutel is structuur. Maak in je urenregistratie twee duidelijke categorieën aan:
Declarabele projecten: één per klant of project. Label ze als declarabel. Zo zie je per klant hoeveel uren je hebt gefactureerd.
Niet-declarabele categorieën: maak aparte projecten of labels voor administratie, acquisitie, opleiding, reistijd en overig zakelijk. Deze uren tellen voor het urencriterium — ze moeten dus bijgehouden worden.
Praktische tips voor dagelijks gebruik:
- Start een timer zodra je begint, of je nu aan klantwerk doet of een offerte schrijft. Nooit achteraf reconstrueren.
- Voeg altijd een omschrijving toe die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst: datum, klant of activiteit, en duur.
- Registreer reistijd apart en noteer het doel van de reis.
- Doe een wekelijkse check: hoeveel declarabele uren heb je dit week gemaakt? Ligt je ratio op schema?
Toggle Time Tracker maakt dit eenvoudig. Je wisselt met één tik tussen projecten — van klantwerk naar administratie naar reistijd. Alle uren worden automatisch gesorteerd, zodat je altijd weet hoe je er voor staat richting het urencriterium.
Begin Vandaag met Bijhouden van Al Je Uren
Declarabele vs niet-declarabele uren: het onderscheid begrijpen is één ding, maar het consequent bijhouden is wat echt het verschil maakt. Wie beide soorten uren registreert, heeft het volledige beeld: een eerlijk uurtarief, zekerheid over het urencriterium en een urenstaat die de Belastingdienst tevreden stelt.
Begin met je declarabele uren bijhouden en breid dat uit naar alle zakelijke uren. Elke uur telt — ook de uren die je niet factureert.
Toggle Time Tracker helpt je om zowel declarabele als niet-declarabele uren bij te houden. Gratis, offline en privacyvriendelijk — alle data blijft op je eigen iPhone.
Download Toggle Time Tracker gratis en ontdek hoe je uren er werkelijk uitzien.
