Aanmaning Sturen als ZZP'er: Template en Tips
Een klant die niet betaalt is vervelend, maar het hoort bij het ZZP-leven. Met de juiste aanmaning vergroot je de kans op betaling én bescherm je je wettelijke rechten. In dit artikel lees je wanneer je een aanmaning stuurt, wat erin moet staan en hoe je wettelijke incassokosten kunt claimen.
Herinnering vs Aanmaning: Wat Is het Verschil?
- Herinnering: een vriendelijk berichtje dat de factuur nog openstaat. Geen juridische betekenis. Ideaal als eerste stap.
- Aanmaning: een formele brief waarin je de klant een laatste kans geeft te betalen, en waarin je de wettelijke incassokosten aankondigt. Dit is stap 2.
Stuur altijd eerst een vriendelijke herinnering. Als die geen effect heeft, volgt de aanmaning.
Wanneer Stuur Je een Aanmaning?
De typische tijdlijn ziet er zo uit:
- Factuur verstuurd — met een betalingstermijn van 14 of 30 dagen
- Betalingstermijn verstreken — geen betaling ontvangen
- 1e herinnering — vriendelijk, per e-mail of telefoon (dag 1-7 na deadline)
- Aanmaning — formeel, met incassokosten (dag 7-14 na herinnering)
- Incasso — deurwaarder of incassobureau inschakelen
Wettelijke Incassokosten (WIK)
Als je zakendoet met consumenten (B2C), gelden de regels van de Wet Incassokosten (WIK). Je moet in de aanmaning vermelden dat je bij niet-betaling incassokosten in rekening brengt. De minimum termijn is 14 dagen.
Wettelijke incassotabel:
| Hoofdsom | Incassokosten | |---|---| | t/m €267 | €40 (minimum) | | €267 – €1.267 | 15% over dit deel | | €1.267 – €6.267 | 10% over dit deel | | €6.267 – €31.267 | 5% over dit deel | | Boven €31.267 | 1% over dit deel, max €6.775 |
Bij B2B (bedrijf naar bedrijf) zijn de WIK-regels niet van toepassing, maar kun je in je algemene voorwaarden wel incassokosten opnemen. Vermeld dat ook in je aanmaning.
Aanmaning Template B2B
Kopieer en pas dit template aan voor jouw situatie:
[Jouw naam] [Jouw adres] [KVK-nummer] [E-mailadres]
[Datum]
Aanmaning — Factuur [factuurnummer] — Openstaand: €[bedrag]
Geachte [naam contactpersoon / naam bedrijf],
Ondanks mijn eerdere herinnering d.d. [datum herinnering] heb ik nog geen betaling ontvangen voor factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] ten bedrage van €[bedrag] incl. BTW.
Ik verzoek u vriendelijk doch dringend dit bedrag binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief over te maken naar:
IBAN: [jouw IBAN] T.n.v.: [jouw naam] Onder vermelding van: factuur [factuurnummer]
Indien u niet tijdig betaalt, ben ik genoodzaakt dit bedrag uit handen te geven aan een incassobureau. De bijkomende kosten zijn voor uw rekening.
Met vriendelijke groet, [Jouw naam] [Handtekening]
Aanmaning Template B2C (WIK-conform)
Voor consumenten moet je de WIK-formulering gebruiken:
Aanmaning — Factuur [factuurnummer] — Openstaand: €[bedrag]
Geachte [naam consument],
Ondanks mijn eerdere herinnering heeft u factuur [factuurnummer] nog niet voldaan.
Ik geef u hierbij een laatste termijn van 14 dagen (tot [datum + 14 dagen]) om het openstaande bedrag van €[bedrag] te voldoen.
Let op: betaalt u niet binnen deze termijn? Dan bent u van rechtswege de wettelijke incassokosten verschuldigd. Bij een vordering van €[bedrag] bedragen deze kosten minimaal €40.
Betaling via: IBAN: [jouw IBAN] T.n.v.: [jouw naam] O.v.v.: factuur [factuurnummer]
Met vriendelijke groet, [Jouw naam]
Wat Als de Klant Nog Steeds Niet Betaalt?
Na je aanmaning heb je een paar opties:
- Incassobureau inschakelen — zij nemen het verdere traject over. Kosten worden doorberekend aan de debiteur (als het incasso succesvol is).
- Deurwaarder — bij B2B-vorderingen kun je ook rechtstreeks een gerechtsdeurwaarder inschakelen.
- Kantonrechter — voor vorderingen onder €25.000 kun je via de kantonrechter (online) een verzoek indienen. Dit heet een "betalingsbevelprocedure".
Urenregistratie als Bewijs bij Geschillen
Als een klant de factuur betwist — bijvoorbeeld omdat ze beweren dat je minder uren hebt gewerkt dan gefactureerd — is je urenadministratie je beste bewijs.
Met Toggle Time Tracker registreer je elk project en elke taak met tijdstempel. Je kunt een gedetailleerd rapport exporteren dat precies toont wanneer je wat hebt gedaan. Dat is moeilijk te weerleggen.
Tips voor Betaling Voorkomen
- Stel korte betalingstermijnen in: 14 in plaats van 30 dagen
- Vermeld in je factuur: "Bij niet-betaling zijn wettelijke incassokosten van toepassing"
- Stuur facturen direct na afronding van het werk
- Vraag bij grote opdrachten een aanbetaling van 30-50%
- Verstuur de herinnering automatisch via je boekhoudprogramma
