Das Retainer-Modell für Freiberufler: Stabiles Einkommen
Als Freiberufler kennst du das Muster: Ein guter Monat, ein schwacher Monat, Angebote schreiben, warten, neu verhandeln — immer wieder. Das Retainer-Modell durchbricht diesen Kreislauf. Anstatt jeden Auftrag einzeln zu verkaufen, vereinbarst du mit einem Kunden einen Rahmenvertrag über feste monatliche Leistungen — und erhältst dafür ein planbares, wiederkehrendes Einkommen als Freiberufler.
Das Modell ist im deutschen Markt noch weniger verbreitet als im englischsprachigen Raum, obwohl es gerade für Selbstständige hier besonders attraktiv ist: Es vereinfacht die Buchhaltung, erleichtert die Umsatzsteuervoranmeldung und kann sogar helfen, das Risiko der Scheinselbstständigkeit zu minimieren.
Was ist ein Retainer-Modell und Wie Funktioniert es?
Ein Retainer ist eine Vereinbarung, bei der ein Auftraggeber dir monatlich einen festen Betrag zahlt — für ein definiertes Leistungspaket oder eine bestimmte Stundenzahl. Kein Projektstart, keine Angebotsphasen, kein Warten auf Freigaben. Der Vertrag läuft einfach weiter.
Im deutschen Kontext wird das üblicherweise als Rahmenvertrag oder Dauerauftrag abgebildet. Der Rahmenvertrag legt fest, welche Leistungen du monatlich erbringst — zum Beispiel acht Stunden strategische Beratung, vier Blogbeiträge oder laufende technische Betreuung einer Website.
Für dich als Freiberufler bedeutet das: Du stellst einmal im Monat eine Rechnung mit identischem Betrag, planst deine Kapazität verlässlich und musst dich nicht jeden Monat um neue Projekte bemühen. Für den Auftraggeber bedeutet es: Planbarkeit, Prioritätszugang zu deinem Wissen und weniger Verwaltungsaufwand.
Stunden- oder Leistungsbasiert: Zwei Retainer-Arten im Vergleich
Wenn du ein Retainer-Modell aufbaust, musst du dich zwischen zwei grundlegenden Strukturen entscheiden:
Stundenbasierter Retainer: Du und der Auftraggeber vereinbaren eine feste Stundenzahl pro Monat — beispielsweise 20 Stunden. Der Auftraggeber zahlt diese Stunden unabhängig davon, ob er sie voll ausschöpft. Vorteil: einfach zu kommunizieren. Nachteil: Auftraggeber berechnen den Wert anhand deiner Stunden, nicht deiner Ergebnisse.
Leistungsbasierter Retainer: Statt Stunden verkaufst du Ergebnisse — drei Designkonzepte, ein monatliches Reporting, laufende technische Pflege. Der Auftraggeber kauft Leistung, nicht deine Zeit. Dieses Modell ist für erfahrene Freiberufler meist die bessere Wahl, weil du effizienter wirst, ohne das Einkommen zu reduzieren.
Wenn du gerade mit Retainern anfängst, empfiehlt sich der stundenbasierte Einstieg — er ist transparenter und leichter zu verhandeln. Sobald du weißt, wie viel Zeit du für welche Leistungen brauchst, kannst du auf leistungsbasierte Pakete wechseln.
Den Richtigen Retainer-Preis Berechnen
Die Grundformel ist einfach: Nimm deinen Stundensatz, multipliziere ihn mit den geplanten monatlichen Stunden und addiere einen Puffer von 10–15 Prozent.
Stundensatz × geplante Stunden × 1,12 = Retainer-Preis (netto)
Der Puffer deckt die Erfahrung ab, dass Retainer-Projekte im Laufe der Zusammenarbeit oft etwas über den ursprünglichen Umfang hinauswachsen. Er schützt dich, ohne den Preis zu übertreiben.
Wenn du deinen Stundensatz als Grundlage für deinen Retainer noch nicht sauber kalkuliert hast, ist das der erste Schritt — ein Retainer auf einem zu niedrigen Stundensatz skaliert deine finanzielle Schwäche, statt sie zu beheben.
Wichtig: Umsatzsteuer
Falls du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst, kommt auf den Nettobetrag noch die Umsatzsteuer (in der Regel 19 %) oben drauf. Im Rahmenvertrag und auf der monatlichen Rechnung musst du den Umsatzsteuersatz und den Gesamtbetrag korrekt ausweisen. Guter Nebeneffekt: Weil der Rechnungsbetrag jeden Monat gleich ist, geht die Umsatzsteuervoranmeldung deutlich schneller.
Ob ein Retainer für dich sinnvoller ist als klassisches Projektgeschäft, erfährst du im Vergleich von Stundensatz vs. Projektpreis.
So Überzeugst du Bestehende Kunden von einem Rahmenvertrag
Den einfachsten Retainer landest du bei einem Kunden, der dich schon bezahlt hat. Kalt-Pitches für das Retainer-Modell funktionieren selten — Vertrauen ist die Voraussetzung.
Der richtige Moment: Nach Abschluss eines erfolgreichen Projekts, wenn der Auftraggeber wieder anfragen möchte oder du siehst, dass regelmäßiger Bedarf entsteht.
Das richtige Gespräch: Direkt und konkret. "Du hast mich jetzt zweimal für ähnliche Aufgaben gebucht. Ich biete Rahmenverträge an, die dir Priority-Zugang zu meiner Kapazität geben und dir die Ausschreibung jedes Mal sparen. Wäre das interessant für dich?" — Kein Druck, keine Präsentation.
Was in den Rahmenvertrag gehört:
- Leistungsumfang pro Monat (konkret und abgegrenzt)
- Reaktionszeiten und Kommunikationswege
- Was passiert mit nicht genutzter Kapazität (Verfall oder Übertrag?)
- Regelung für Mehrleistungen, die über den Umfang hinausgehen
- Kündigungsfrist (üblicherweise 4–8 Wochen)
- Zahlungsziel (14–30 Tage ist in Deutschland üblich)
Halte alles schriftlich fest — auch eine ausführliche Bestätigungs-E-Mail reicht als Grundlage. Scheue dich nicht, eine Testphase von 30 Tagen anzubieten: Das senkt die Hemmschwelle und zeigt Selbstsicherheit.
Zeiterfassung im Retainer: Warum du trotzdem Tracken Solltest
Viele Freiberufler hören auf, ihre Zeit zu erfassen, sobald sie auf Retainer umstellen — weil sie ja nicht mehr stundenweise abrechnen. Das ist ein teurer Fehler.
Stell dir vor: Dein Retainer beläuft sich auf 2.400 € netto pro Monat, und du hast 20 Stunden eingeplant. Wenn du tatsächlich 35 Stunden arbeitest, hast du deinen effektiven Stundensatz um 43 Prozent reduziert — ohne es zu merken.
Zeiterfassung im Retainer hat drei konkrete Vorteile:
- Profitabilität im Blick behalten: Du siehst sofort, wenn ein Retainer mehr Zeit frisst als geplant, und kannst bei der nächsten Verlängerung nachverhandeln.
- Leistungsnachweis bei der Verlängerung: Wenn du einem Auftraggeber zeigen kannst, was du in den letzten drei Monaten konkret geliefert hast, wird die Preiserhöhungsdiskussion zur sachlichen Konversation statt zum Konflikt.
- GoBD-konforme Dokumentation: Das Finanzamt erwartet nachvollziehbare Belege für deine Einnahmen. Zeiterfassungs-Logs stützen die Leistungsbeschreibung auf deiner Rechnung.
Toggle Time Tracker macht genau das einfach: Du startest den Timer, wählst den Kunden, und am Monatsende siehst du genau, wie viele Stunden welcher Retainer verbraucht hat. So behältst du die Kontrolle, ohne Verwaltungsaufwand.
Wenn du erkennst, dass du konstant zu wenig verlangst als Freiberufler, ist ein Retainer auch eine gute Gelegenheit, den Preis neu zu setzen — mit Zeiterfassungsdaten als Argument.
Scheinselbstständigkeit Vermeiden mit dem Retainer
Ein häufig übersehener Aspekt des Retainer-Modells: Er kann bei falscher Gestaltung das Risiko der Scheinselbstständigkeit erhöhen — oder bei richtiger Gestaltung senken.
Das Risiko: Wenn 100 Prozent deines Umsatzes von einem einzigen Auftraggeber kommt und du in einem Rahmenvertrag arbeitest, der einem Angestelltenverhältnis ähnelt (feste Zeiten, Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Betriebsorganisation), kann die Deutsche Rentenversicherung dies als Scheinselbstständigkeit einstufen.
Die Lösung: Gestalte Retainer so, dass deine Selbstständigkeit eindeutig erkennbar ist:
- Arbeite parallel mit mehreren Auftraggebern (kein Auftraggeber sollte dauerhaft mehr als 80 % deines Umsatzes ausmachen)
- Definiere Ergebnisse, nicht Anwesenheitszeiten
- Nutze eigene Arbeitsmittel und arbeite von deinem eigenen Ort
- Habe das Recht, Aufträge innerhalb des Rahmenvertrags abzulehnen oder Dritte hinzuzuziehen
Ein gut formulierter Rahmenvertrag schützt dich rechtlich und stärkt deine Position als echte(r) Selbstständige(r).
Das Retainer-Modell ist eine der effektivsten Methoden, um als Freiberufler planbar und stressfreier zu arbeiten. Starte mit einem Kunden, dem du schon mehrfach geholfen hast, formuliere den Rahmenvertrag klar — und vergiss nicht, deine Stunden weiter zu erfassen, damit du weißt, ob der Retainer wirklich profitabel ist. Lade Toggle Time Tracker auf dein iPhone und behalte jeden Retainer-Kunden im Blick.
