Rechnung Schreiben als Freiberufler: Pflichtangaben 2026

Du hast ein Webdesign-Projekt für €3.200 netto abgeschlossen, schickst die Rechnung raus — und drei Wochen später kommt statt Geld eine E-Mail: "Bitte korrigierte Rechnung senden, die USt-IdNr fehlt." Genau solche Situationen kosten dich als Freiberufler nicht nur Nerven, sondern bares Geld. Laut einer Umfrage von Bitkom verzögern fehlerhafte Rechnungen die Zahlung im Schnitt um 18 Tage. Rechnung schreiben als Freiberufler klingt simpel — ist aber ein Thema, bei dem jedes Jahr Tausende Selbstständige stolpern. Dieser Leitfaden zeigt dir alle Pflichtangaben, die 2026 gelten, was sich bei der E-Rechnung tut und wie du von Anfang an korrekt abrechnest.

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung, die du als Freiberufler an Geschäftskunden stellst, muss diese zehn Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — und wird die Rechnung zurückschicken.

1. Dein vollständiger Name und Anschrift So wie beim Finanzamt registriert. Bei einer Bürogemeinschaft reicht deine persönliche Adresse, nicht die des Co-Working-Space.

2. Name und Anschrift des Kunden Bei Firmenkunden: Firmenname wie im Handelsregister eingetragen plus Adresse. Bei Privatkunden: Vor- und Nachname genügt.

3. Steuernummer oder USt-IdNr Mindestens eine von beiden muss draufstehen. Die Steuernummer (z.B. 21/815/08150) bekommst du vom Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die USt-IdNr (z.B. DE123456789) beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern — Pflicht bei EU-Kunden.

4. Rechnungsdatum Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer Eindeutig und lückenlos. Bewährte Formate: 2026-001, 2026-002 oder RE-2603-001 für März 2026.

6. Leistungsbeschreibung Konkret, nicht vage. Statt "Beratung" schreibst du "SEO-Audit inkl. Keyword-Analyse für domain.de, 12 Seiten".

7. Leistungszeitraum Auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist — er muss explizit draufstehen. Beispiel: "Leistungszeitraum: 01.03.–15.03.2026".

8. Nettobetrag Dein Entgelt ohne Umsatzsteuer.

9. Steuersatz und Steuerbetrag 19 % Regelsteuersatz oder 7 % ermäßigter Satz. Beispiel: Netto €3.200 + 19 % USt €608 = Brutto €3.808.

10. Bruttobetrag Die Gesamtsumme, die dein Kunde überweist.

Sonderfall Kleinunternehmer: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt (Vorjahresumsatz unter €25.000, laufendes Jahr unter €100.000), weist du keine USt aus. Stattdessen gehört der Pflichthinweis auf die Rechnung: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Steuernummer vs. USt-IdNr: Was gehört auf die Rechnung?

Für rein inländische Kunden reicht deine Steuernummer. Arbeitest du aber mit einem Unternehmen in Frankreich, den Niederlanden oder einem anderen EU-Land zusammen, brauchst du zwingend die USt-IdNr — sowohl deine als auch die des Kunden. Ohne USt-IdNr greift das Reverse-Charge-Verfahren nicht und du bleibst auf der Umsatzsteuer sitzen.

Praxis-Tipp: Trage beide Nummern auf dein Rechnungstemplate. So bist du für inländische und EU-Aufträge sofort gerüstet und musst nicht jedes Mal umstellen. Die USt-IdNr ist ohnehin weniger sensibel als die Steuernummer und kann bedenkenlos auf Rechnungen stehen.

Wichtig für EU-Kunden: Bei innergemeinschaftlichen Leistungen an Unternehmen in der EU stellst du deine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und verweist auf das Reverse-Charge-Verfahren. Der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" gehört dann auf die Rechnung. Vergisst du das, haftest du im schlimmsten Fall für die ausländische Umsatzsteuer.

Fortlaufende Rechnungsnummer: Die unterschätzte Pflicht

Das Finanzamt prüft bei einer Betriebsprüfung als Erstes die Rechnungsnummern. Lücken deuten auf nicht erfasste Einnahmen hin — selbst wenn du einfach nur eine Nummer übersprungen hast.

Drei bewährte Systeme:

• Jahrespräfix: 2026-001, 2026-002, 2026-003
• Monatspräfix: RE-2603-001 (RE für Rechnung, 26 für Jahr, 03 für Monat)
• Fortlaufend: Einfach 001, 002, 003 — startet nicht jedes Jahr neu

Egal welches System du wählst: Bleib konsequent dabei. Und erstelle niemals rückdatierte Rechnungen, um Lücken zu füllen — das ist Urkundenfälschung.

Wenn du deine Projekte und Stunden sauber in Toggle Time Tracker erfasst, hast du bei jeder Rechnung automatisch eine nachvollziehbare Grundlage: Welche Leistung, welcher Zeitraum, welcher Kunde.

E-Rechnung 2026: Was jetzt gilt und was kommt

Die E-Rechnung ist das Thema, das 2026 die meisten Freiberufler verunsichert. Hier die Fakten:

Seit 1. Januar 2025 musst du als Freiberufler E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus — keine spezielle Software nötig.

Bis 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin klassische PDF-Rechnungen oder sogar Papierrechnungen an Geschäftskunden schicken. Es besteht noch keine Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen.

Ab 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Freiberufler mit über €800.000 Jahresumsatz im Vorjahr.

Ab 1. Januar 2028 müssen alle Freiberufler im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen — unabhängig vom Umsatz.

Was ist eine E-Rechnung? Kein einfaches PDF, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach dem EU-Standard EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein PDF per E-Mail zählt seit 2025 als "sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung.

Ausnahmen: Für reine B2C-Umsätze (Privatkunden), Kleinbetragsrechnungen bis €250 und Kleinunternehmer nach §19 UStG besteht keine E-Rechnungspflicht. Kleinunternehmer dürfen dauerhaft per PDF oder Papier abrechnen.

Leistungsbeschreibung: So wirst du schneller bezahlt

Eine unpräzise Leistungsbeschreibung ist der häufigste Grund für Rückfragen und Zahlungsverzögerungen. Das Finanzamt erwartet, dass ein Dritter anhand deiner Rechnung nachvollziehen kann, was du geleistet hast.

Schlecht: "Projektarbeit März 2026 — €2.400"

Gut: "Konzeption und Umsetzung Landingpage (responsive Design, 3 Sektionen), inkl. 2 Korrekturschleifen. Leistungszeitraum: 04.03.–18.03.2026 — 30 Stunden à €80/Std."

Wenn du nach Stunden abrechnest, lege deiner Rechnung einen detaillierten Stundennachweis bei. Mit einer sauberen Zeiterfassung hast du diesen Nachweis automatisch — und im Streitfall ein handfestes Argument. Toggle Time Tracker exportiert deine erfassten Stunden als PDF- oder Excel-Bericht, den du direkt an die Rechnung anhängen kannst.

Zahlungsbedingungen und Aufbewahrungspflicht

Zahlungsbedingungen sind zwar keine gesetzliche Pflichtangabe, gehören aber auf jede professionelle Rechnung. Ohne explizites Zahlungsziel greift §286 BGB: Dein Kunde gerät erst 30 Tage nach Fälligkeit automatisch in Verzug.

Bewährte Formulierung: "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug auf Konto DE89 3704 0044 0532 0130 00."

Mit einem kurzen Zahlungsziel von 14 Tagen verbesserst du deine Liquidität deutlich. Detaillierte Strategien für Zahlungsbedingungen findest du in unserem separaten Leitfaden.

Falls ein Kunde trotzdem nicht zahlt, hilft dir unser Artikel Rechnung nicht bezahlt: Schritte für Freiberufler weiter.

Aufbewahrungspflicht: Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen musst du 10 Jahre lang aufbewahren (§147 AO). Bei digitaler Archivierung gelten die GoBD-Anforderungen: unveränderbar, jederzeit abrufbar, vollständig. Ein Ordner auf dem Desktop reicht nicht aus — nutze eine revisionssichere Buchhaltungslösung.

Kleinbetragsrechnungen bis €250

Für Rechnungen bis €250 brutto gelten vereinfachte Regeln. Du brauchst nur:

• Deinen Namen und Anschrift
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Bruttobetrag inkl. Steuersatz

Name und Anschrift des Kunden sind nicht erforderlich. Praktisch für kleine Nebenleistungen, Fahrtkostenpauschalen oder wenn du einem Kunden vor Ort eine Quittung ausstellst.

Achtung: Auch bei Kleinbetragsrechnungen muss der richtige Steuersatz erkennbar sein. "Bruttobetrag inklusive 19 % USt" reicht — ein separater Ausweis des Steuerbetrags ist bei Kleinbetragsrechnungen nicht nötig.

Rechnung schreiben als Freiberufler: Die Kurzformel

Eine korrekte Rechnung ist kein Hexenwerk — aber Schlampigkeit rächt sich. Halte dich an die 10 Pflichtangaben, nutze ein konsistentes Nummernsystem und beschreibe deine Leistung so konkret wie möglich. Bereite dich 2026 auf die E-Rechnung vor, auch wenn die Ausstellungspflicht für die meisten Freiberufler erst 2028 greift. Und denke an die Aufbewahrungspflicht: Jede Rechnung, die du heute ausstellst, muss noch 2036 abrufbar sein.

Und der wichtigste Tipp: Erfasse deine Arbeitszeit von Anfang an. Download Toggle Time Tracker und mach präzise Stundennachweise zum festen Bestandteil deiner Rechnungsstellung.