Preiskalkulation als Freiberufler: Vorlage und Anleitung
Viele Freiberufler kalkulieren ihren Preis aus dem Bauch heraus — und merken erst nach dem Projekt, dass sie zu wenig verdient haben. Eine systematische Preiskalkulation schützt dich davor, dich unter Wert zu verkaufen. In diesem Leitfaden lernst du, wie du als Freiberufler deinen Preis korrekt kalkulierst.
Warum die Preiskalkulation oft falsch läuft
Die häufigsten Fehler:
Nur Arbeitszeit kalkulieren. Du rechnest: 20 Stunden × €80 = €1.600. Aber was ist mit den Stunden für Briefing, Feedback-Runden, Administration, Abrechnung? Die sind nicht im Projektpreis, kosten aber deine Zeit.
Kosten vergessen. Werkzeuge, Software, Weiterbildung, Steuerberatung, Krankenversicherung — das alles geht von deinem Honorar ab. Wer die Kosten nicht kennt, kennt seinen echten Gewinn nicht.
Keinen Puffer einplanen. Projekte dauern fast immer länger als geplant. Ohne Puffer arbeitest du die Überstunden kostenlos.
Nicht zu wenig verlangen: Das Ergebnis falscher Kalkulation ist systematische Unterbezahlung.
Kostenbasierte Kalkulation: Schritt für Schritt
Schritt 1: Jährliche Fixkosten ermitteln
Rechne alle fixen Ausgaben zusammen:
| Kostenart | Beispiel (monatlich) | |---|---| | Krankenversicherung | €450 | | Haftpflichtversicherung | €50 | | Software & Tools | €80 | | Steuerberatung | €100 | | Weiterbildung | €100 | | Büro/Homeoffice | €150 | | Rücklagen (Urlaub, Krankheit) | €300 | | Gesamt | €1.230/Monat |
Jährlich: €14.760 Fixkosten.
Schritt 2: Netto-Arbeitstage berechnen
252 Werktage minus:
- Urlaub: 25 Tage
- Feiertage: 12 Tage
- Krankheit (Puffer): 10 Tage
- Unbezahlte Akquise/Admin: 30 Tage
Verbleiben: ~175 bezahlte Arbeitstage = 1.400 Stunden (bei 8h/Tag).
Schritt 3: Zielgehalt festlegen
Was willst du netto verdienen? Beispiel: €45.000 netto.
Schritt 4: Stundensatz berechnen
(Zielgehalt + Fixkosten + Steuerpuffer) / bezahlte Stunden
Beispiel: (€45.000 + €14.760 + €18.000 Steuer) / 1.400 Stunden = ca. €56/Stunde Minimum-Stundensatz
Details zur Berechnung findest du im Leitfaden zum Stundensatz berechnen als Freiberufler.
Projektpreis vs. Stundensatz
Wenn du einen Festpreis angibst, brauchst du eine realistische Zeitschätzung als Grundlage.
Zeiterfassung als Kalkulationsbasis: Mit Toggle Time Tracker kannst du historische Projektzeiten nach Kategorien auswerten. Wenn du weißt, dass vergleichbare Websites im Schnitt 22 Stunden dauern, kannst du mit 25 Stunden kalkulieren (Puffer 15%) — und den Festpreis entsprechend setzen.
Ohne Zeiterfassung basiert jede Schätzung auf Intuition. Das ist teuer: Bei 5 Projekten, die je 3 Stunden länger dauern als geplant, verlierst du 15 Stunden = fast 2 Arbeitstage unbezahlt.
Festpreis-Formel:
Geschätzte Stunden × Stundensatz × Puffer-Faktor = Festpreis
Beispiel: 20 Stunden × €80 × 1,25 = €2.000 Festpreis
Puffer und Risikoaufschlag
Plane immer einen Puffer ein:
- Kleines Projekt (<20 Stunden): 20-25% Puffer
- Mittleres Projekt (20-80 Stunden): 15-20% Puffer
- Großes Projekt (>80 Stunden): 10-15% Puffer (aber klar definierter Scope)
Zusätzlich: Risikoaufschlag für neue Kunden (+10%), neue Technologien (+15%), kurze Deadlines (+20%).
Diese Aufschläge klingen aggressiv — aber sie sind realistisch. Und wenn das Projekt reibungslos läuft, ist der Puffer dein Gewinn.
Vorlage zur Preiskalkulation
Hier eine einfache Vorlage für jedes neue Projekt:
- Projektziel klar definieren
- Leistungsumfang abgrenzen (was ist enthalten, was nicht)
- Zeitschätzung nach Phasen aufschlüsseln (Briefing, Konzept, Umsetzung, Review, Lieferung)
- Stundensatz × Gesamtzeit = Basispreis
- Puffer (15-25%) aufschlagen
- Risikoaufschlag bei Unsicherheiten
- Endpreis festlegen — und entscheiden: Stunden- oder Festpreis?
Die wertbasierte Preisgestaltung geht einen Schritt weiter: Sie orientiert sich nicht an Kosten, sondern am Wert für den Kunden. Kostenbasiert ist der Boden — wertbasiert ist die Decke.
Eine ehrliche Preiskalkulation ist keine Übung in Selbstüberschätzung — sie ist Selbstschutz. Wer seine Kosten kennt, weiß, was er braucht, und kann selbstbewusst verhandeln.
Toggle Time Tracker herunterladen und historische Projektzeiten für präzisere Kalkulationen nutzen.
